Warum Maschinenbauer mit fünf Tools langsamer arbeiten als mit einem Karteisystem

Letzte Woche bei einem Zulieferer in Göppingen. Der Vertriebsleiter zeigt mir seinen Bildschirm. Er hat drei Fenster offen: ERP für den Auftrag, Excel für die Kalkulation, Outlook für die Freigabe. Die gleiche Adresse tippt er zweimal ab, einmal im ERP, einmal in der Rechnung. Die Stückliste kommt aus dem CAD-System, muss manuell übertragen werden. Ein Auftrag, vier Systeme, 40 Minuten.

Vor zehn Jahren lief das anders. Ein System, ein Karteisystem oder ein schlankes ERP. Heute haben viele Maschinenbauer zwischen Reutlingen und Nürtingen fünf bis sieben Tools im Einsatz. Jedes soll einen Teilprozess optimieren. Das Ergebnis ist das Gegenteil: Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit Datenpflege als mit Produktion. Eine Studie des VDMA aus 2023 zeigt, dass 43 Prozent der befragten Betriebe ihre Durchlaufzeiten seit der Einführung zusätzlicher Software nicht verkürzt, sondern verlängert haben.

Medienbrüche kosten mehr als sie auf dem Papier sparen

Das Problem sind nicht die einzelnen Tools. Das Problem ist die Übergabe zwischen ihnen. Ein Auftrag startet im CRM, wandert ins ERP, wird in Excel kalkuliert, in CAD konstruiert, per E-Mail an die Fertigung geschickt und am Ende manuell in DATEV exportiert. Jede Schnittstelle ist eine potenzielle Fehlerquelle. Jede Übergabe kostet Zeit. Ein mittelständischer Maschinenbauer in Reutlingen hat ausgerechnet, dass seine Mitarbeiter pro Woche rund zwölf Stunden nur mit dem Abgleich zwischen Systemen beschäftigt sind. Das sind anderthalb Arbeitstage, die in die Luft gehen.

Dazu kommt: Wissen sitzt im Kopf einzelner Personen. Wenn der Mitarbeiter, der weiß, wo welche Information liegt, im Urlaub ist, steht die Kette still. Vertretung funktioniert nicht mehr, weil niemand weiß, in welchem der fünf Systeme die aktuelle Version der Stückliste liegt. Das ist kein technisches Problem, das ist ein Systemproblem.

Excel ist kein Produktionssystem

Viele Betriebe nutzen Excel als Klebeband zwischen ihren Systemen. Das funktioniert eine Zeit lang. Dann wächst die Firma, die Tabellen werden komplexer, Formeln werden verschachtelt, niemand außer dem Ersteller versteht sie noch. Ein Maschinenbauer aus Nürtingen hat mir erzählt, dass er eine Excel-Datei mit 47 Tabellenblättern hat, die sein komplettes Angebotswesen steuert. Wenn da ein Fehler passiert, merkt er es erst beim Kunden.

Excel ist für Kalkulation gebaut, nicht für Prozesse. Es gibt keine Versionierung, keine automatische DATEV-Übergabe, keine echte Mehrbenutzerfähigkeit. Trotzdem läuft in den meisten Maschinenbaubetrieben mindestens ein kritischer Prozess über Excel, weil das ERP zu starr ist oder die Schnittstelle fehlt. Das Ergebnis: doppelte Datenhaltung, inkonsistente Zahlen, manuelle Nacharbeit.

Was ein schlankes System können muss

Die Lösung ist nicht ein weiteres Tool. Die Lösung ist ein System, das die Kette von Anfang bis Ende abbildet. Angebot, Auftrag, Rechnung, DATEV-Export in einem Prozess, ohne Medienbruch. Das bedeutet nicht, dass man SAP oder ProAlpha braucht. Im Gegenteil: Viele dieser großen Systeme sind für den Mittelstand zu komplex, zu teuer, zu wartungsintensiv.

Ein schlankes System muss drei Dinge können: Daten einmal erfassen, automatisch weitergeben, sauber exportieren. Keine Excel-Inseln, keine manuellen Übertragungen, keine doppelte Pflege. Wenn ein Mitarbeiter eine Adresse eingibt, soll sie im Angebot, im Vertrag und in der Rechnung stehen, ohne dass er sie dreimal abtippen muss. Wenn eine Stückliste angelegt wird, soll sie direkt in die Kalkulation fließen. Das klingt banal, ist in der Praxis aber selten umgesetzt.

Schneller arbeiten heißt weniger Systeme nutzen

Viele Inhaber glauben, dass mehr Tools mehr Effizienz bedeuten. Die Praxis zeigt das Gegenteil. Betriebe, die ihre Tool-Landschaft konsolidiert haben, arbeiten messbar schneller. Ein Beispiel aus der Region Göppingen: Ein Autozulieferer hat vier Systeme auf eins reduziert. Ergebnis: Die Durchlaufzeit vom Angebot bis zur Rechnung hat sich halbiert. Nicht weil die Mitarbeiter schneller arbeiten, sondern weil sie nicht mehr zwischen Systemen hin und her springen müssen.

Das gilt auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Wenn ein System alle Prozesse abbildet, muss ein neuer Kollege nicht vier verschiedene Oberflächen lernen. Er lernt eine. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Firma weniger abhängig von Einzelpersonen. Digitalisierung funktioniert dann, wenn sie Arbeit abnimmt, nicht wenn sie neue Arbeit schafft.