E-Rechnung 2026: PDF, ZUGFeRD und was danach kommt

Die Rechnung sieht gut aus. Firmenname, Positionen, Betrag – alles da. Du speicherst sie als PDF und verschickst sie per E-Mail. Digital ist das. Ob es eine E-Rechnung im heutigen umsatzsteuerlichen Sinn ist, beantwortet aber nicht das Aussehen der Datei.

Der Unterschied steckt in den Daten. Kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers Rechnungsnummer, Leistungen und Steuerbeträge strukturiert übernehmen? Oder muss jemand die Angaben aus einem Dokument ablesen und wieder eintippen? Genau hier setzen E-Rechnungsformate an. Und genau hier lohnt es sich, über den Download hinauszudenken.

1. Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 bezeichnet § 14 UStG eine Rechnung als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF ohne entsprechende strukturierte Rechnungsdaten zählt dagegen zu den „sonstigen Rechnungen“. Daran ändert auch eine per Texterkennung lesbare PDF nichts. [1, Frage 2; 2]

Das heißt nicht, dass 2026 jede PDF-Rechnung verboten oder unbrauchbar wäre. Es gibt Übergangsregeln und dauerhafte Ausnahmen. Entscheidend sind der konkrete Umsatz, die beteiligten Unternehmen und die anwendbare Frist – nicht allein das Datum, an dem du eine Datei öffnest.

2. ZUGFeRD und XRechnung: zwei Wege für strukturierte Daten

ZUGFeRD: lesbare Rechnung und XML zusammen

ZUGFeRD kombiniert im hybriden Format eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Menschen können die Darstellung ansehen, geeignete Software kann den strukturierten Teil verarbeiten. Die Dateiendung kann deshalb weiterhin .pdf lauten. Sie verrät für sich genommen nicht, ob du eine gewöhnliche PDF oder eine hybride E-Rechnung vor dir hast. [1, Fragen 7 und 12a; 3]

Wichtig ist das Profil: Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als geeignet, nimmt die Profile MINIMUM und BASIC-WL aber ausdrücklich aus. Diese enthalten nicht alle für eine vollständige Rechnung benötigten strukturierten Angaben. „ZUGFeRD“ auf einer Schaltfläche oder im Dateinamen ist daher noch kein hinreichender Nachweis. [1, Frage 7; 3]

XRechnung: die Rechnung als XML-Datensatz

XRechnung beschreibt die Rechnungsinformationen als XML-Datensatz. Eine zusätzliche PDF-Ansicht gehört nicht zum notwendigen Rechnungsformat; ein Viewer macht die Daten für Menschen lesbar. XRechnung spielt besonders bei öffentlichen Auftraggebern eine Rolle, kann aber auch im B2B-Bereich genutzt werden. ZUGFeRD und XRechnung sind also keine Synonyme – und ZUGFeRD ist nicht der einzige Weg zur E-Rechnung. [1, Fragen 7 und 12a; 4]

Für die Auswahl hilft eine einfache Frage an den Empfänger: Welches Format, welches Profil und welchen Übermittlungsweg verarbeitet ihr? Im gewöhnlichen B2B-Austausch schreibt das Umsatzsteuerrecht keine bestimmte Versandplattform vor. Bei öffentlichen Auftraggebern sind zusätzliche Vorgaben zu Format, Leitweg-ID und Einreichung zu beachten; die B2B-Übergangsregeln ersetzen diese nicht. [1, Fragen 4a, 6 und 8]

3. Welche Fristen gelten 2026?

Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten. Für die hier betrachteten inländischen Unternehmensumsätze gilt nach den BMF-FAQ: [1, Fragen 4, 8, 11 und 12]

• Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; Lesen, Prüfen und Aufbewahren bleiben eigene Aufgaben.
• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller können die allgemeine Übergangsregel nutzen und noch sonstige Rechnungen ausstellen. Papier ist möglich; für ein anderes elektronisches Format wie eine einfache PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Bis 31. Dezember 2027: Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz des Ausstellers verlängert sich diese Übergangsfrist. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027.
• Ab 1. Januar 2028: Die allgemeinen Übergangsfristen sind beendet. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht greift für die betroffenen Umsätze; bestehende Ausnahmen bleiben zu beachten.

Zu den Ausnahmen von der Ausstellungspflicht als E-Rechnung gehören insbesondere Leistungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto, soweit die jeweilige Sonderregel anwendbar ist. Auch Fahrausweise und viele steuerfreie Umsätze sind gesondert geregelt. Für Rechnungen an private Endverbraucher gilt diese umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnungspflicht nicht. Wer als Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen muss, muss sie dennoch empfangen können. [1, Fragen 4 und 12]

4. Vor dem Versand: Datei und Inhalt getrennt prüfen

Eine Rechnung kann technisch verarbeitet werden und trotzdem fachlich falsch sein. Ein Validator kann etwa fehlende Angaben, Formatverstöße oder bestimmte Rechen- und Geschäftsregelfehler erkennen. Er weiß aber nicht automatisch, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, der richtige Kunde angegeben ist oder der Steuerfall zu deinem Geschäft passt. [1, Frage 7; 4, Abschnitt Konformität]

Bei hybriden E-Rechnungen ist außerdem der strukturierte Teil maßgebend, wenn PDF-Bild und XML voneinander abweichen. Deshalb lohnt es sich, gerade die XML-Daten mit einem geeigneten Viewer anzusehen. Eine optische Kontrolle der PDF allein genügt nicht, um einen Widerspruch auszuschließen. [1, Frage 12a]

• Empfänger und Auftrag abgleichen: Stimmen Name, Anschrift, Rechnungsbezug und Leistungsbeschreibung?
• Steuerfall prüfen: Passen Steuerkategorie, Steuersatz und gegebenenfalls Befreiungs- oder Reverse-Charge-Hinweis zum tatsächlichen Umsatz?
• XML ansehen: Sind Pflichtangaben, Positionen und Beträge auch im strukturierten Teil vorhanden und richtig?
• Technisch validieren: Die zum Format, Profil und zur Version passenden Prüfregeln verwenden. Bei ZUGFeRD gehören auch die Einbettung und der PDF/A-Container zur technischen Betrachtung.
• Versand abstimmen: Empfängeradresse, geforderte Referenzen und gegebenenfalls Portalvorgaben kontrollieren. Die tatsächliche Originaldatei senden, nicht einen Ausdruck oder Scan davon.

Das BMF empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand. Ein Validierungsprotokoll ist jedoch nicht selbst die gesetzliche Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Umgekehrt garantiert ein grünes Prüfergebnis nicht, dass jeder tatsächliche oder steuerliche Sachverhalt korrekt ist. [1, Frage 7]

Welche Angaben im Einzelfall nötig sind: Pflichtangaben auf Rechnungen

5. E-Rechnung erstellt. Und dann?

Das Format löst den Datenaustausch. Es entscheidet nicht automatisch, wer die Rechnung freigibt, wann sie bezahlt wird oder welchem Auftrag sie zugeordnet gehört. Ein überschaubarer Ablauf ist deshalb oft hilfreicher als der nächste zusätzliche Export.

• Auftrag zuordnen: Angebot, Bestellung oder Leistungsnachweis mit der Rechnung verknüpfen.
• Prüfung festlegen: Eine zuständige Person kontrolliert Inhalt und gegebenenfalls das technische Prüfergebnis.
• Versand und Eingang nachvollziehen: Festhalten, welche Datei an welche Stelle übermittelt wurde; Rückfragen oder Ablehnungen bearbeiten.
• Zahlung getrennt führen: „Versendet“, „fällig“ und „bezahlt“ sind unterschiedliche Zustände. Erst den tatsächlichen Zahlungseingang abgleichen.
• Buchhaltung anbinden: Klären, wie die Originaldatei und ihre Zuordnung in die verwendete Software oder zur Steuerkanzlei gelangen. Eine DATEV-Übergabe hängt vom eingesetzten Produkt und dem vereinbarten Verfahren ab.

Du musst dafür nicht sofort dein gesamtes System austauschen. Nach den BMF-FAQ verpflichtet die E-Rechnungsdefinition den Empfänger nicht zu einer weitergehenden elektronischen Verarbeitung, als sie ohnehin für die Aufbewahrung erforderlich ist. Automatisierung ist eine mögliche Entlastung, keine zusätzliche pauschale Pflicht. [1, Frage 9]

6. Aufbewahren: Die XML darf nicht verloren gehen

Nach § 14b UStG sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung; besondere Verlängerungsregeln bleiben zu beachten. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nur die Druckansicht abzulegen reicht dafür nicht. [1, Frage 13; 5]

Praktisch heißt das: Bewahre die empfangene oder versandte Originaldatei auf und halte sie lesbar, auffindbar und dem Vorgang zugeordnet. Achte bei Exporten und Systemwechseln darauf, dass eingebettete XML-Daten erhalten bleiben. Ein erneutes „Drucken als PDF“ kann einen neuen Beleg ohne die ursprüngliche Einbettung erzeugen. Ein Backup hilft gegen Datenverlust, ersetzt aber nicht automatisch das gesamte Aufbewahrungsverfahren.

7. Was der Platrion-Konverter dabei übernimmt

Der Platrion-ZUGFeRD-Konverter bietet zwei Einstiege: eine Rechnung aus Formulareingaben erzeugen oder Rechnungsdaten zu einer vorhandenen PDF erfassen. Daraus wird XML erstellt und als factur-x.xml eingebettet. Bei einer vorhandenen PDF müssen die separat eingegebenen Angaben mit dem sichtbaren Dokument übereinstimmen; der Konverter gleicht diese Inhalte nicht automatisch ab.

Wichtig zum Datenweg: In der aktuellen Fassung erfolgen PDF-Verarbeitung, XML-Einbettung und ZIP-Erstellung auf dem Gerät des Besuchers. Rechnungsinhalte werden nicht an Platrion oder externe Prüf-/Analysedienste übertragen; der frühere Upload-Endpunkt ist deaktiviert. Die freiwillige Funktion „Lokal speichern“ hält nur Verkäuferdaten im lokalen Browserspeicher. Beim Laden der Website entstehen weiterhin technische Verbindungsdaten bei Hosting und CDN. Das ist nicht mit einem Upload der Rechnung gleichzusetzen.

Für den Download stehen PDF mit XML-Anhang, separate XML und ein ZIP-Paket bereit. Auf Safari oder iPhone ist das ZIP eine Alternative, wenn die PDF-Vorschau beim Speichern Probleme macht. Nach dem Entpacken sollte die Originaldatei verwendet und nicht über „Drucken als PDF“ neu erstellt werden. Das ZIP ist nicht verschlüsselt und kein eigenes E-Rechnungsformat. Eine vorhandene PDF wird durch das Anhängen von XML nicht automatisch zu PDF/A-3; auch die separate CII-XML ist nicht automatisch eine XRechnung.

Das Werkzeug ersetzt weder eine vollständige fachliche Rechnungskontrolle noch einen unabhängigen Konformitätsnachweis für EN 16931 und PDF/A-3. Eine erzeugte Datei sollte passend zum vorgesehenen Empfänger geprüft werden. Ebenso erledigt der Download allein noch keinen Versand, Zahlungsabgleich, keine Archivierung und keine automatische Buchung. Diese Schritte müssen im eigenen Ablauf geregelt sein.

Zum Platrion-ZUGFeRD-Konverter

Der sinnvolle nächste Schritt

Nimm einen typischen Rechnungsvorgang und gehe ihn bis zum Ende durch: Format abstimmen, strukturierte Daten prüfen, Datei versenden, Original aufbewahren und Zahlung zuordnen. Notiere, an welcher Stelle Informationen erneut eingegeben werden oder eine Zuständigkeit fehlt. Dort lohnt sich die nächste Verbesserung. Eine E-Rechnung ist dann nicht nur eine andere Datei – sie lässt sich im Betrieb zuverlässig weiterverwenden.