Pflichtangaben auf Rechnungen: Regelrechnung, Kleinunternehmer und E-Rechnung

Vor dem Ausfüllen einer Rechnung steht eine Einordnung: Handelt es sich um eine reguläre steuerpflichtige Leistung, einen nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsatz, einen Kleinbetrag oder einen Sonderfall wie Reverse Charge? Eine einzige Checkliste für jede Rechnung wäre irreführend. Pflichtfelder in einer Software helfen, ersetzen diese Einordnung aber nicht.

Die reguläre Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.
• Ausstellungsdatum und eine zur Identifizierung einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer; mehrere Nummernkreise sind möglich.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; bei einschlägigen Vorauszahlungen auch der Zeitpunkt der Vereinnahmung, soweit er feststeht und abweicht.
• Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, soweit nicht bereits berücksichtigt.
• Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Zusätzliche Angaben im jeweiligen Sonderfall, etwa „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder der gesetzlich vorgesehene Aufbewahrungshinweis bei bestimmten Grundstücksleistungen.

Das Rechnungsdatum allein legt weder jede Zahlungsfrist noch stets den umsatzsteuerlichen Besteuerungszeitpunkt fest. Dafür sind Vereinbarungen und die jeweils anwendbaren Steuerregeln maßgeblich. Auch die Ausstellungspflicht innerhalb von sechs Monaten gilt nicht ohne Ausnahmen für jeden denkbaren Umsatz.

Kleinunternehmer: eigene Rechnungsvorschrift beachten

Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze enthält § 34a UStDV eine eigene Mindestliste. Dazu gehören Namen und Anschriften beider Seiten, eine dort zugelassene steuerliche Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, das gesamte Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Bei einer Gutschrift ist diese Bezeichnung erforderlich. Eine klare Rechnungsnummer bleibt organisatorisch sinnvoll, auch wenn sie in dieser Mindestliste nicht ausdrücklich verlangt wird. Umsatzsteuer darf nicht einfach wie bei einer regulär steuerpflichtigen Rechnung ausgewiesen werden.

Kleinbeträge bis einschließlich 250 Euro

§ 33 UStDV erlaubt bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Vereinfachung gilt ausdrücklich nicht für die dort genannten Umsätze nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Der niedrige Betrag allein reicht also nicht immer.

E-Rechnung: Empfang und Ausstellung getrennt betrachten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im betroffenen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; das betrifft grundsätzlich auch Kleinunternehmer. Eine bloße PDF-Datei ist keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn. Entscheidend ist das strukturierte Format, beispielsweise eine geeignete XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil. Nicht jede Datei mit der Bezeichnung ZUGFeRD erfüllt automatisch alle Anforderungen.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 sind für die betroffenen Umsätze noch Papierrechnungen möglich; andere elektronische Formate wie PDF setzen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz verlängert sich die entsprechende Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 endet diese allgemeine Übergangsphase. Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmerrechnungen, Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze, bleiben zu beachten. „Ab 2028 ausnahmslos jede B2B-Rechnung“ wäre falsch.

Aufbewahrung und praktische Kontrolle

§ 14b UStG sieht grundsätzlich acht Jahre Aufbewahrung vor, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Besondere Verlängerungs- oder Übergangsregeln können relevant sein. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil erhalten bleiben; ein Ausdruck allein genügt nicht. Prüfe vor dem Versand Leistungsinhalt, Steuerfall, Empfänger und Format. Eine technisch valide Datei kann fachlich trotzdem falsche Angaben enthalten.

Weiterlesen: E-Rechnung 2026 – PDF, ZUGFeRD, XRechnung und der Ablauf nach dem Download