Werkstatt-Tool ab 490 €: Einzelnes Werkzeug oder kompletter Workflow, was passt zu deinem Betrieb?

Die häufigste Frage, die wir von Solo-Selbständigen und kleinen Betrieben in der Region bekommen, klingt sinngemäß so: „Ich brauche eigentlich nur ein Werkzeug, mit dem ich sauber Angebote schreiben kann, muss ich dafür wirklich eine ganze Website bauen lassen?“ Kurze Antwort: Nein. Genau dafür gibt es das Werkstatt-Tool ab 490 € einmalig als Festpreis.

Die Preisbeispiele dieses Beitrags stammen aus August 2026. Insbesondere zeitlich begrenzte Rabatte sind nicht als aktuelle Konditionen zu verstehen. Funktionsumfang, Einrichtung, Betrieb und mögliche Zusatzkosten müssen im konkreten Angebot stehen.

Was ist das Werkstatt-Tool konkret?

Das Werkstatt-Tool ist ein einzelnes, in sich geschlossenes internes Werkzeug für einen konkreten Zweck. Beim Kauf entscheidest du dich für eine der vier Ausprägungen: Angebots-Formular, Rechnungs-Formular, Vertrags-Formular oder Branchen-Kalkulator. Ein Werkzeug, ein Zweck, ein Festpreis von 490 € netto. Das war es.

Was jedes Werkstatt-Tool serienmäßig mitbringt:

• Passwortgeschützter interner Bereich, nur du und dein Team haben Zugriff
• PDF-Export mit deinem Logo, deiner Adresse, deiner Bankverbindung
• Läuft im Browser auf Handy, Tablet und Desktop, keine App-Installation nötig
• Hosting auf einem Server in Deutschland
• Fertig in 3–5 Werktagen nach Auftragserteilung
• Einmalzahlung, keine laufenden Kosten für das Tool selbst

Was nicht enthalten ist: eine öffentliche Website, ein CRM, Traffic-Analytics, Lead-Formulare, Google-Anbindung, SEO-Optimierung oder automatische DATEV-Übergabe. Das Werkstatt-Tool ist explizit ein internes Werkzeug, es hat keinen öffentlichen Auftritt und ersetzt keine Firmen-Homepage.

Die vier Ausprägungen im Detail

1. Angebots-Formular

Für Betriebe, die häufig ähnliche Angebote schreiben und den Prozess sauber standardisieren wollen. Du füllst ein Formular mit Kundendaten, Leistungspositionen (Menge × Einzelpreis) und Zahlungsbedingungen aus, drückst „PDF erstellen“, heraus kommt ein professionell layoutetes PDF mit deinem Briefkopf. Angebote sind über den geschützten Bereich später wieder aufrufbar, editierbar und in Rechnungen wandelbar (aber nicht automatisch, dafür braucht es das Rechnungs-Tool zusätzlich).

2. Rechnungs-Formular

Ein Rechnungsformular kann Kundendaten, Leistungspositionen und Steuerangaben strukturiert erfassen. Welche Pflichtangaben und welches Format erforderlich sind, hängt vom Steuerfall ab. Empfangs- und Ausstellungspflichten für E-Rechnungen sowie Übergangsfristen sind getrennt zu prüfen; eine allgemeine Pflicht erst ab 2027 wäre zu ungenau. Ob ein konkretes Werkzeug XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil unterstützt, muss vor der Beauftragung bestätigt werden.

3. Vertrags-Formular

Für wiederkehrende Vertragsarten kann eine abgestimmte Vorlage mit Kundendaten befüllt werden. Ein PDF mit Signaturfeld ist aber weder automatisch rechtssicher noch eine qualifizierte elektronische Signatur. Vertragsinhalt, erforderliche Form und der tatsächlich angebotene Signaturablauf sind gesondert zu prüfen.

4. Branchen-Kalkulator

Der flexibelste Fall. Du beschreibst uns deine Kalkulations-Logik (zum Beispiel für eine KFZ-Werkstatt: Arbeitszeit × Stundensatz + Ersatzteile × Aufschlag + Anfahrtspauschale + MwSt) und wir bauen dir ein Formular, das genau diese Rechnung durchführt. Ergebnis: ein internes Werkzeug, das nach Eingabe der Parameter sofort einen Endpreis liefert, und optional ein PDF-Angebot für den Kunden. Real-Beispiel aus unserer Region: KFZ-Werkstatt Reutlingen, drei Tage Umsetzung, spart wöchentlich etwa vier Stunden Kalkulationsarbeit pro Mitarbeiter.

Ab wann lohnt sich das komplette Paket?

Das Werkstatt-Tool ist bewusst kein Ersatz für das Solo-&-Klein-Paket (aktuell 1.190 € statt regulär 1.490 € einmalig, Rabatt bis Ende August 2026). Die beiden Angebote lösen unterschiedliche Probleme.

• Werkstatt-Tool (490 €): Du hast bereits eine funktionierende Kundengewinnung, Bestandskunden, Mund-zu-Mund, Aushang, Zettel im Schaufenster. Du willst nur intern effizienter arbeiten.
• Solo & Klein (1.190 €): Du willst auch bei Google und Google Maps gefunden werden. Neukunden sollen dich online finden können. Öffnungszeiten, Kontaktformular, Klick-zum-Anrufen, die klassische Firmen-Webseite mit lokaler SEO.

Kurzer Praxis-Test: Wenn du wöchentlich unter fünf Neukunden aus dem Internet bekommst und das auch ok ist, brauchst du erstmal keine Webseite. Wenn du sagst „ich verliere Aufträge, weil ich abends nach zehn Anrufen keine Zeit mehr für Angebote habe“, dann brauchst du das interne Werkzeug, nicht mehr Reichweite.

Der komplette Workflow, für den Fall, dass später doch alles zusammengehört

Weil wir wissen, dass ein Werkstatt-Tool selten das Ende der Geschichte ist, ist es technisch kompatibel mit dem größeren Solo-&-Klein-Paket und den Business-Tarifen (Starter 4.900 € + 299 €/Monat, Professional 14.900 € + 799 €/Monat). Ein späteres Upgrade heißt konkret:

• Das bestehende Werkstatt-Tool bleibt erhalten, deine Angebote, Rechnungen und Kalkulationen aus der Anfangszeit sind nicht verloren.
• Es wird um die fehlenden Bausteine erweitert: öffentliche Website mit lokaler SEO, Lead-Erfassung, Traffic-Analytics.
• Beim Business-Paket kommt CRM, DATEV-Export, KI-Belegerkennung und mehrere Nutzer-Rollen dazu.
• Der bereits gezahlte 490-€-Betrag wird beim Upgrade auf Solo & Klein oder Business-Pakete zu 100 % angerechnet, also keine Doppel-Ausgabe.

Der typische Ausbau-Pfad, den wir bei Kunden in der Region sehen, sieht so aus: Jahr 1, Werkstatt-Tool für den Angebots-Prozess. Jahr 2, Solo-&-Klein-Paket für die Website. Jahr 3, Wechsel ins Business-Modell mit CRM und Analytics, weil das Team gewachsen ist. Nicht alle gehen alle drei Stufen, viele bleiben absichtlich bei Stufe 1 oder 2 und arbeiten damit über Jahre.

Was 490 € netto konkret bedeuten

Wird die Leistung steuerfrei nach § 19 UStG abgerechnet, wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. Dem Empfänger steht daraus kein Vorsteuerabzug zu. Ein Vergleich mit einem umsatzsteuerpflichtigen Anbieter hängt von dessen Preis und der eigenen Vorsteuerabzugsberechtigung ab; wirtschaftliche Neutralität folgt nicht pauschal daraus.

Zahlung erfolgt zu 100 % nach Abnahme des Tools, also erst wenn du zufrieden bist und drei Tage produktiv damit gearbeitet hast. Wir schicken die Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel per SEPA-Überweisung, Stripe oder PayPal. Keine Anzahlung, keine versteckten Setup-Gebühren, keine Monatsbeiträge für das reine Werkstatt-Tool.

Was kostet das langfristig?

Das Werkstatt-Tool selbst hat nach der Erstzahlung keine laufenden Kosten. Es läuft auf unserem Standard-Hosting mit, solange das Tool aktiv genutzt wird. Falls du später aktive Weiterentwicklung willst (neue Felder, neue Kalkulations-Logik, neue Vorlagen), rechnen wir das nach Aufwand mit 85 € netto pro Stunde ab. Ein Feld ergänzen dauert typischerweise 15–30 Minuten.

Falls du das Tool nach Jahren nicht mehr brauchst und stilllegst: eine Datensicherung als CSV bekommst du kostenlos, die Domain gehört dir, der Login wird deaktiviert. Kein Kündigungsformular, keine Widerrufsfristen, weil es keinen laufenden Vertrag gibt.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Werkstatt-Tools kombinieren?

Ja. Angebot und Rechnung zusammen zum Beispiel wären 2 × 490 € = 980 €. Ab drei Werkzeugen wird das Solo-&-Klein-Paket meist die günstigere und funktional stärkere Alternative, sprich uns vorher an, wir rechnen konkret durch.

Kann ich das Werkstatt-Tool selbst hosten?

Standardmäßig nein, das Tool läuft auf unserem Hosting in Deutschland. Wenn du eigenes Hosting brauchst (zum Beispiel weil dein Konzern-Muttergesellschaft das vorschreibt), ist das ein Sonderfall, den wir separat kalkulieren. Für 95 % der Kleinbetriebe ist unser Hosting die pragmatischere Lösung.

Was passiert bei Datenverlust oder Ausfall?

Backup-Zeitplan, Aufbewahrung, Wiederherstellung und Verfügbarkeitszusagen müssen für den tatsächlich vereinbarten Betrieb dokumentiert werden. Für die zuvor behaupteten 100 Prozent Verfügbarkeit liegt in diesem Beitrag kein Messbericht vor; sie werden nicht als Leistungsnachweis verwendet.

Ist das Werkstatt-Tool DSGVO-konform, wenn Kundendaten drin liegen?

Soweit Platrion personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist die vertragliche Regelung nach Artikel 28 DSGVO erforderlich und nicht bloß auf Wunsch erhältlich. Technische Maßnahmen und Unterauftragnehmer müssen zur tatsächlichen Verarbeitung passen. Eine Softwarebezeichnung allein bescheinigt keine DSGVO-Konformität.

Wann macht das Werkstatt-Tool keinen Sinn?

Ehrlich gesagt: wenn du bereits mit Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen Online arbeitest und dort Rechnungen und Angebote erstellst, brauchst du das Rechnungs-Werkstatt-Tool nicht, die Konkurrenz löst das Problem schon. Das Werkstatt-Tool ist konzipiert für Betriebe, die aktuell noch mit Word-Vorlagen oder handschriftlich arbeiten und einen ersten strukturierten Schritt machen wollen.

Ebenfalls nicht sinnvoll: Konzern-Umfelder mit SAP oder Microsoft Dynamics, dort geht es um Integrations-Themen, die weit außerhalb unseres 490-€-Rahmens liegen. Für den solo-selbstständigen Elektriker, den Zwei-Mann-Betrieb im Landschaftsbau oder das kleine Ingenieurbüro ist es dagegen genau richtig dimensioniert.

Was jetzt konkret tun?

Auf platrion.de/#preise findest du das Werkstatt-Tool zwischen den Paketen „Privat“ und „Solo & Klein“. Über den Button „Unverbindlich anfragen“ meldest du dich mit einer kurzen Beschreibung deines Falles (Was für ein Betrieb? Welches Werkzeug? Welche Besonderheiten?), wir melden uns innerhalb von 24 Stunden werktags mit einem konkreten Umsetzungs-Vorschlag und Termin für den Start.

Wenn du unsicher bist ob Werkstatt-Tool oder Solo & Klein besser passt: schreib uns die Frage einfach so hin, das ordnen wir im Erstgespräch (kostenlos, unverbindlich) in fünfzehn Minuten ein. Es geht nicht darum, dir das teurere Paket zu verkaufen, es geht darum, das Richtige zu bauen.